「アレクサをテレワーク用にカスタマイズしてみた！」――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記(56)

アマゾンのスマートスピーカー「Amazon Echo」

　電車の経路や天気など、以前は会社を起点にしていた検索が、テレワークが始まってからは自宅中心にシフトしている。また、打ち合わせ先への移動には、会社からより自宅からの方が時間がかかるのだが、先日運行に遅延が出たため遅刻してしまった。

　……この記事を書いている時点で、4都府県で緊急事態宣言が発出されてから47日が過ぎた。

　私が勤めている新宿にある中小企業では現在、各スタッフが可能な範囲でリモートによる業務を行っている。その中で、今回はアマゾンのスマートスピーカー「Amazon Echo」で利用できる、クラウドベースの音声サービス「アレクサ」をテレワーク向けにカスタマイズしてみた。

【今回のハイライト】

予定の時間30分前にリマインドしてくれるように

普段使っている電車の遅延をお知らせ

朝の出勤ルーティンをアレクサで自動化

6月7日（月）：ネットの検索条件を自宅起点に変更してみた

　今週に予定している撮影に向けて、スマホにインストールしているアプリ「ウェザーニュース」で天気予報を調べることにした。

　「ウェザーニュース」では「マイ天気」という機能を使い、登録地点の天気予報を最初の画面に表示できる。現在は会社の住所を指定しているが、そろそろ自宅の住所に変更しておいた方が良いだろう。

「ウェザーニュース」の「マイ天気」の登録地点を自宅に変更

　ちなみに、スマホの経路検索には「Yahoo!乗換案内」のアプリを使っているが、こちらの「登録駅」――検索の起点などにワンクリックで指定できる駅には、すでに自宅と職場の最寄り駅を登録している。これで、今後は自宅を起点に、天気や経路を素早く検索できるようになるだろう。

6月8日（火）：「Googleカレンダー」の予定をアレクサが声でお知らせ

　今日は午後から打ち合わせのために外出。いつものように、アレクサで天気予報を確認する。週間予報は「ウェザーニュース」などで調べているが、今日の天気を知るだけなら、声で検索できるアレクサの方が簡単だ。

「アレクサ、今日の天気は」と予報を確認

　会社ではスピーカーをオフにしていたが、自宅なら仕事に“音”を取り入れることができる。実際、着信音を鳴らすだけでも、メールを確認する手間が減ったので、もっとアレクサを活用していくべきかもしれない。

　仕事にアレクサを活用となると、まず思いつくのが「Googleカレンダー」との連携だ。このカレンダーは会社で使っているグループウェアの「サイボウズOffice」と同期させているので、「今日の予定」などと話しかけると、1日のタスクが声で確認できるようになる。

スマホでアプリ「Amazon Alexa」を起動し、「その他」→「設定」→「カレンダー」と操作すると、アレクサがGoogleカレンダーの予定を利用できるようになる

　もちろん、声でカレンダーに予定を登録することも可能。「カレンダーの通知」のオプションを有効にしておけば、「カレンダーによると、今から30分後に●●●が予定されています」などと、アレクサに声でリマインドさせることもできる。

　先日、同僚がサイボウズOfficeに“関係メンバー全員参加の会議の予定”を登録したことがあったが、作業に集中していたため、その連絡メールを見過ごしたことがあった。アレクサがリマインドしてくれたら、そんな失敗も減らすことができそうだ。

6月9日（水）：電車の遅延と雨の予報をアレクサに通知させてみた

アプリ「Amazon Alexa」で「その他」→「スキル・ゲーム」と操作すると、新たなスキルの検索や、有効なスキルの設定ができる

　とある案件の撮影のため、明日は朝から外出することに。遅刻は絶対に許されないので、アレクサにスキル「Yahoo!路線」を登録することにした。

　その上で、ブラウザーで「Yahoo!路線情報」を開き、リンクさせたYahoo! JAPAN IDでログイン。「運行情報用路線登録」で、利用する路線を登録しておく。これで、もし電車に遅延が発生しても、アレクサが通知してくれるので安心だ。

「Yahoo!路線情報」で「マイページ・各種設定・確認」→「登録路線」と操作すると、利用する路線を登録できる

　さらに、スキル「Yahoo!天気・災害」を登録し、こちらもブラウザーでサービスのサイトを開き、「パーソナル天気」に自宅の住所を登録。こうすることで、その日の予報が雨の場合、アレクサが通知を出してくれる。

「Yahoo!天気・災害」で住所をキーワードに天気を検索。表示された画面で「パーソナル天気に追加」ボタンをクリックする

　なお、Amazon Echoには「おやすみモード」という機能があり、設定した時間内は通知を無効にすることができる。「Yahoo!路線」は朝の6時～8時、「Yahoo!天気・災害」は朝の7時に通知を出すので、「おやすみモード」の終了時間は朝の6時にセットした。朝起きたタイミングで天気と列車の遅延が分かっていれば、遅刻などを事前に防ぐことができるだろう。

「デバイス」から設定を行うAmazon Echoを選択。「一般」にある「おやすみモード」から時間を指定できる

　ちなみに、自宅では部屋とリビングにAmazon Echoを設置し、「呼びかけ」機能を使った「ご飯できたよー」などと家族と会話している。ただ、通知が入っているAmazon Echoでは「呼びかけ」に応じることができないので、朝起きたらまず通知を確認する癖がついた。これはこれでフローとしては正しいので、しばらくこのまま使い続けることにしよう。

6月11日（金）：予定の確認と朝の挨拶を「定型アクション」で自動化！

　今日も朝から自宅でテレワーク。サイボウズOfficeでタイムカードを押した後、「スケジュール」で1日の予定を確認。さらに、会社で使っているLINEのグループトークに、朝の挨拶のメッセージを流す。

　そこで、「あっ、この操作は自動化できるな」と思いついた。というのも、アレクサには「定型アクション」という機能があり、複数の操作を1つの音声コマンドで実行できるのだ。今回は出勤時の操作になるので、実行条件を「音声」の「アレクサ、出勤」と設定。これに連動して、「カレンダー」で「今日の予定」を読み上げるアクションをセットした。

アプリ「Amazon Alexa」で「その他」→「定型アクション」と操作。「＋」ボタンをタップする

定型アクション名を入力し、実行条件に「音声」→「アレクサ、出勤」と設定

　一方、LINEにメッセージを送るアクションについては、「IFTTT」（イフト）を利用する。これは、「アレクサで●●」したら、「LINEで▲▲」するというように、Webサービスを連携させることで、指定のアクションを自動で実行させるサービスだ。

　IFTTTには既にアカウントを持っていたが、アレクサとLINEを利用するには、両サービスをIFTTTと連携させる必要がある。なので、まずはIFTTTアプリで「Amazon Alexa」「LINE」を検索し、「Connect」をタップしてアカウント情報を登録。これで、IFTTTで自宅のAmazon Echoをトリガーに、LINEを自動で操作できるようになった。

IFTTTアプリのトップ画面で「Explore」をタップ。検索ボックスにサービス名を入力し、表示されたサービスのアイコンをタップする

サービスの画面が表示されたら、「Connect」をタップして、Amazon EchoとLINEのアカウント情報を入力

IFTTTアプリのトップ画面で「Create」をタップ。「If This」で「Amazon Alexa」を選択する

トリガーに「Say a specific phrase」を選び、「phrase」を入力。今回は「出勤」を登録した

続けて「Then That」→「LINE」→「Send message」と操作。「Recipient」に会社のグループチャットを、「Message」に送信するメッセージを入力する

これで、Amazon Echoをトリガーに、LINEにメッセージを送るフローが完成！

　あとは、「アレクサに出勤と言ったら、LINEのグループチャットに『おはようございます』とメッセージを送る」というフローを設定。定型アクションの「アクション」に、これを追加すれば作業は完了だ。

先ほど操作していた定型アクションの「アクションを追加」で「カレンダー」→「今日の予定」、「IFTTT」→「出勤」とそれぞれ設定する

　この後、実際にアレクサに「出勤」と話しかけたところ、Googleカレンダーに登録された今日の予定を読み上げた上で、LINEのグループチャットにメッセージを送ることができた。ただ、グループチャットには「LINE Notify」というアカウントからメッセージが送られるため、このアカウントをグループに登録する必要がある。さらに、誰が送ったか分かるように、送信メッセージに名前を入れておく必要があるだろう。

「LINE Notify」というアカウントから、先ほど登録したメッセージが送られた

　ここまで、アレクサと1週間向き合ってきたが、自宅で仕事をするなら、特に音声リマインドの機能は絶対にあった方が良い。朝に1日の予定を確認したうえで、随時音声でリマインドされることで、しっかりとスケジュールが頭にインプットされた。おかげでサイボウズOfficeを見て予定をいちいち確認しなくても、1件1件のタスクが漏れなくこなせている。

　随分昔にiPhoneのSiriのような音声アシスタントが「秘書」や「コンシェルジュ」と呼ばれていたが、今アレクサがやってくれていることは、まさにそれに通じるものがある。間違いなく省力化につながるので、自宅にスマートスピーカーがある人は、ぜひテレワーク用にカスタマイズするのをオススメしたい。